Objetivo del Puesto Brindar apoyo administrativo en las actividades relacionadas con la cobranza, facturación, programación de pagos a proveedores y la gestión de documentos, garantizando el cumplimiento de los procesos de manera eficiente y oportuna. Actividades Principales 1. Cobranza Realizar el seguimiento de pagos pendientes por parte de clientes. Emitir recordatorios de pago y coordinar la recepción de pagos. Gestionar la actualización de cuentas por cobrar y mantener al día el reporte de cobranza. Asistir en la conciliación de cuentas y la resolución de incidencias relacionadas con pagos. 2. Facturación y Cartas Porte Generar y emitir facturas de acuerdo a las normativas fiscales vigentes. Revisar y corregir datos de facturación antes de emitir las facturas. Elaborar y gestionar las cartas porte para el transporte de mercancías, asegurando que estén correctamente llenadas y cumplan con los requisitos legales. Dar seguimiento a la entrega de facturas y cartas porte a los clientes. 3. Programación de Pagos a Proveedores Verificar y procesar las órdenes de pago a proveedores, asegurando que se cumplan los plazos establecidos. Coordinar con el departamento de finanzas para el pago puntual de las facturas y otros compromisos financieros. Asegurar la correcta contabilización de los pagos realizados. 4. Solicitud y Envío de Evidencia Solicitar a proveedores y clientes las evidencias necesarias para el proceso de facturación, pagos y otras transacciones administrativas. Enviar las evidencias correspondientes a las áreas y personas involucradas, asegurando que toda la documentación esté completa y correcta. 5. Solicitud de Facturas Solicitar a los proveedores la emisión de facturas por los servicios proporcionados. Asegurarse de que las facturas solicitadas estén dentro de los plazos establecidos y cumplan con los requisitos fiscales. Revisar las facturas recibidas para asegurar que coincidan con las órdenes de compra y otros documentos relacionados. 6. Programación de Pagos a Proveedores Planificar y coordinar los pagos de proveedores, teniendo en cuenta los vencimientos y la disponibilidad de recursos financieros. Mantener comunicación constante con los proveedores para asegurar que no haya retrasos en los pagos ni problemas relacionados con la cuenta. 7. Manejo de Información de Fletes Informar a los proveedores sobre los montos de los fletes y su facturación correspondiente. Realizar un seguimiento de los pagos y facturación de servicios de transporte. 8. Reportes de Cuentas por Cobrar y Pagar Elaborar y presentar reportes periódicos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar, asegurando la exactitud de los datos. Monitorear el flujo de caja y mantener un control adecuado sobre los pagos y cobros pendientes. 9. Envío de Pagos a Clientes Procesar y gestionar los pagos a clientes de acuerdo con los términos contractuales. Asegurar que los pagos sean realizados de manera puntual y precisa. 10. Complementos de Pago a Clientes Generar los complementos de pago correspondientes cuando se efectúen pagos a clientes, asegurando el cumplimiento de las regulaciones fiscales. 11. Juntar el SPEI con la Factura Asegurar que el comprobante de pago SPEI se vincule correctamente con la factura correspondiente para garantizar la correcta documentación contable. 12. Educación a Proveedores sobre Evidencias y Fechas de Pago Capacitar a los proveedores sobre los procedimientos correctos para el envío de evidencias de pago y la correcta emisión de facturas. Informar sobre las fechas de corte y pago para garantizar que no haya retrasos o inconvenientes. 13. Cumplimiento de Políticas Internas Establecer, comunicar y asegurar el cumplimiento de las políticas internas relacionadas con el manejo de pagos, cobros, y facturación. Proponer mejoras en los procesos internos y asegurarse de que las prácticas sean consistentes con las regulaciones fiscales y empresariales.